Eutropia: Event Operations & Press Office

La mia prima vera e propria esperienza lavorativa nell’ambito degli eventi culturali avviene per il Festival romano “Eutropia” che si posiziona all’interno del più vasto contenitore di eventi estivi promossi dalla città che prende il nome di “Estate Romana”. 

Eutropia è un progetto nuovo, che nasce dall’esigenza da parte degli organizzatori del Festival (che hanno già all’attivo più di vent’anni di organizzazione di manifestazioni artistico/culturali sul territorio italiano) di percorrere una nuova strada attraverso l’ideazione e l’organizzazione di una manifestazione nuova, di più ampio respiro, in uno spazio adatto ad ospitare iniziative di diverso orientamento artistico e sociale.

In questo contesto, durante il mio percorso lavorativo, ho partecipato attivamente ai processi operativi e strategici di inerenti l’organizzazione e la comunicazione del Festival.

Obiettivi

Comunicare e far conoscere al pubblico una nuova manifestazione culturale, con l’obiettivo di creare una nuova brand identity e una nuova brand awareness per il Festival. 

Tutti i processi lavorativi si sono focalizzati soprattutto nella creazione di una comunicazione per promuovere l’identità e l’immagine di Eutropia. 

L’obiettivo principale si è focalizzato nel far conoscere il Festival come un’iniziativa diversa all’interno dell’Estate Romana, per vastità dell’offerta culturale e qualità del divertimento.

Nasce un nuovo spazio di aggregazione ben attrezzato attento soprattutto alla convivenza con lo storico quartiere romano di Testaccio e dell’ambiente. Un luogo capace di sedurre e stupire lo spettatore, per condividere momenti di divertimento, incontro,  riflessione e cultura, attraverso un’attenta programmazione degli eventi (da concerti, a rassegne cinematografiche, teatro, djset, showcase, live performance, mostre etc..)

Ovviamente uno dei obiettivi, oltre alla creazione della percezione di un Festival di “valore”per gli spettatori, ha riguardato tutta la parte finanziaria ed economica che concretamente si è realizzata  attraverso la vendita dei biglietti, la ristorazione, le attività di merch, l’affitto e la gestione degli eventi anche a partner esterni al fine di generare un guadagno affinché tutta la macchina di Eutropia, fatta soprattutto di persone, potesse continuare a “vivere” ogni giorno.

Processi

Trattandosi della nascita di un Festival del tutto nuovo, i processi che mi hanno vista coinvolta sono stati molteplici e tutti davvero molto interessanti per capire ed entrare nel vivo delle complesse e molteplici attività che sono alla base dell’organizzazione e ideazione di un festival.

Ho collaborato attivamente già durante le prime operazioni, con la parte creativa e grafica, di costruzione della Brand Identity. La scelta del nome ”Eutropia” (una tra 55 Città Invisibili di Italo Calvino) e del logo (che doveva richiamare i valori e gli obiettivi precedentemente prefissati), è stata tra i processi decisionali più importanti perché, da questa fondamentale scelta, è stata costruita una strategia di comunicazione in linea con il concept del Festival e di costruzione di tutti i materiali promozionali. 

Ho lavorato con il reparto di comunicazione e in particolare con l’ufficio stampa, dove mi sono occupata principalmente dell’organizzazione di: conferenze stampa, monitoraggio quotidiano della stampa, rassegna stampa, redazione e invio di comunicati, recall, gestione accrediti e pass backstage (giornalisti, vip, stampa, fotografi…),cura delle relazioni con i media tradizionali, influencers, agenzie e professionisti del settore. 

Tutte queste attività sono state il frutto di processi già avviati nei mesi precedenti la messa in scena del festival, che hanno richiesto un lavoro impegnativo soprattutto per la preparazione dei materiali di comunicazione e della conferenza stampa, momento strategico in quanto si è presentato il Festival ufficialmente al mondo della stampa, delle istituzioni, dei partner strategici e soprattutto al pubblico. 

Preziosa è stata anche la collaborazione con il team social, con il quale ho raggiunto significativi e soddisfacenti risultati, grazie alla stesura di un chiaro piano editoriale e allo studio di una strategia di comunicazione mirata soprattutto alla crescita di una community che nel tempo è diventata davvero protagonista dei canali social del Festival (grazie anche all’ideazione di contest, report fotografici, e altre azioni di community management davvero coinvolgenti).

Effetti

L’ideazione del Festival, ha aiutato anche a riqualificare un’area industriale poco considerata e mal gestita (seppur centrale) della città, migliorandone l’appeal, attraverso una maggiore visibilità, e un notevole aumento del numero di visitatori. I canali di comunicazione hanno aiutato, soprattutto nella prima edizione,  a ricollegare nell’immaginario collettivo il Festival ad un spazio della città differente attento anche alle tematiche riguardanti aspetti etici, sociali e ambientali.

Il consolidamento del Brand Eutropia è avvenuto soprattutto nella seconda, e ultima edizione del Festival, e il primo anno è servito soprattutto per testare elementi (aspetti organizzativi, logistici, di budget e di comunicazione) che nella seconda edizione sono andati  via via migliorando. 

Grazie all’impatto mediatico e alla comunicazione nata intorno al festival, Eutropia si è affermata tra gli eventi più significativi del cartellone estivo di Roma con una proposta variegata di  spettacoli. Questo è stato l’elemento caratteristico della manifestazione: proporre ogni sera un evento diverso si è rivelato un punto di forza perché si è tenuta viva l’attenzione sia del pubblico che della stampa.

I picchi di massima attenzione mediatica si sono concentrati soprattutto sugli eventi noti al grande pubblico – ad esempio live di artisti di fama nazionale ed internazionale, ad esempio Patti Smith,- che nella comunicazione del festival hanno facilitato di molto il lavoro dell’ufficio stampa in quanto eventi che di per sé hanno già un grande rilievo mediatico. Al contempo però, alcuni spettacoli alle prime edizioni o proposte di artisti emergenti, hanno richiesto un lavoro di confezionamento della comunicazione molto più complesso perché richiedevano una creazione di un immaginario nuovo capace di coinvolgere davvero il pubblico.

Conclusioni

Questo Festival, rispetto alle manifestazioni presenti a Roma nello stesso periodo, si è caratterizzato per una programmazione culturale molto lunga (ben quattro mesi di eventi di diversa natura), e questo ha inevitabilmente comportato una serie di complessità e di criticità a cui dover ogni giorno far fronte (logistica, condizioni meteorologiche avverse,  comunicazione e rapporto con i media, rapporti interni, partner e dipendenti coinvolti, problemi di liquidità, allestimenti, etc…) 

Tra la prima e la seconda edizione sono state apportati dei miglioramenti sia per quanto riguarda la comunicazione (cambia il logo ed il pay off) e soprattutto nello snellimento dei processi decisionali tra i reparti coinvolti nella gestione del Festival, al fine di non fare mai perdere al pubblico la credibilità verso la manifestazione. 

Indubbiamente, il periodo estivo è il più ricco di eventi nella Capitale, e soprattutto sono presenti un altissimo tasso di eventi e iniziative competitor, che in alcuni casi hanno davvero ostacolato la riuscita delle iniziative.

Lo scopo  principale tuttavia è stato, quello di fidelizzare per quanto possibile gli spettatori generando nel loro immaginario l’idea per cui partecipare al Festival significava trovare una programmazione di qualità a volte anche gratuita

Purtroppo a causa delle molteplici difficoltà legate soprattutto ai finanziamenti, e alla tantissima liquidita di cui necessità un Festival di queste dimensione, le esigenze e le pressioni esterne, negli anni non sono succedute altre edizioni.

Questa esperienza mi ha dimostrato come i processi dietro l’organizzazione di un Festival dalla programmazione così lunga e dal complesso calendario degli eventi, sono molteplici e assai complicati. Bisogna sempre tener conto di tantissimi fattori esterni e ed interni per gestire nel miglior modo i flussi di lavoro e le conseguenti azioni di comunicazione, che possono cambiare rapidamente. 

A Roma, soprattutto in estate, sono moltissimi gli spazi dedicati al tema dello spettacolo, della cultura e dell’intrattenimento, ma grazie all’eterogeneità dei contenuti proposti ci siamo posizionati tra quegli eventi percepiti come “diversi”, perché diversa era ogni sera la proposta culturale e musicale, e questo ha permesso di mantenerne vivo l’interesse.

Questa importante esperienza lavorativa è stata così decisiva ed importante per il mio percorso, che è stata l’argomento della mia tesi di laurea specialistica. 

Ho sempre avuto ben chiaro che l’organizzazione e la realizzazione di eventi fosse il percorso lavorativo che avrei fortemente voluto intraprendere e questa esperienza mi ha permesso di appassionarmi sempre di più e nel concreto al loro processo ideativo, comunicativo e progettuale.

Ho scelto dunque di studiare e analizzare nel dettaglio, nella mia tesi “La Cultura dell’effimero. Dall’Estate Romana di Renato Nicolini al Caso Eutropia Festival”, questo importante capitolo degli eventi cultuali romani. 

Grazie anche al team di professionisti con il quale ho lavorato, tutto questo mi è servito a capire tantissimi aspetti fondamentali sia riguardanti la parte comunicativa che la parte operativa e organizzativa dietro ai grandi eventi.

Come redigere e distribuire un buon comunicato stampa, come preparare una conferenza stampa di successo e come curare e gestire il rapporto con la stampa, con i media e gli sponsor, la gestione del tempo e degli imprevisti, lo studio della social media strategy  sono solo alcuni esempi delle tantissime nozioni che ho avuto modo di mettere in pratica.

Ogni evento è stato davvero un grande lavoro di squadra, dove diverse competenze si sono messe a disposizione le une delle altre al fine di creare un buon ambiente lavorativo funzionale agli obiettivi di business prestabiliti.

Ti è piaciuto questo articolo? Condividilo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *