Event operation Management: IV Congresso dell’Associazione Antitrust Italiana (MIRUS)

RUOLO: gestione organizzativa evento istituzionale

“Mirus” ha sede a Roma, Milano e Pescara. Ho lavorato assieme ai loro Senior Account in occasione del “IV Congresso dell’Associazione Antitrust Italiana” tenutosi al Grand Hotel di Capri QuiSiSana, nel maggio 2017. Questa esperienza lavorativa rientrava all’interno progetto della Regione Lazio “Torno Subito”, rivolto a giovani neolaureati, di cui sono stata vincitrice. (Link)

Obiettivi e attività svolte

  • Far sì che tutti i flussi di lavoro (workflow) coinvolti nell’organizzazione dell’evento venissero gestiti in modo efficiente e professionale, garantendo al Committente Istituzionale il soddisfacimento delle richieste e delle esigenze.
  • Le mansioni che ho svolto sono andate dalla segreteria organizzativa alla scelta della location e dei materiali di comunicazione, arrivando fino al banqueting e booking.

Tra i partecipanti: Ministri, Politici, CEO di importanti aziende italiane e straniere, avvocati, Presidenti di Società Partecipate, Membri della Commissione Europea.

L’obiettivo finale è stato quello di realizzare un evento di valore perfettamente confezionato in base alle aspettative finali del Cliente, tramite un mix di prodotti e servizi rivolti ad un target specifico.

Definizione del workflow

  • brief organizzativi con il Committente per analisi di obiettivi, risorse a disposizione e bisogni
  • Coordinamento di un folto gruppo di stakeholder
  • Gestione organizzativa dei relatori
  • PR con le varie segreterie
  • Organizzazione booking e transfer dei partecipanti
  • Parte comunicativa: gestione sito web, brochure, locandine, savethedate
  • Invio inviti e gestione database dei contatti
  • Interfacciamento diretto con i fornitori (catering, service, ecc.)

Il convegno si è svolto nel miglior modo possibile, e il sentiment dei partecipanti è stato più che positivo, una volta concluso.

L’evento si è rilevato una grande vetrina pubblicitaria anche per l’Agenzia di Comunicazione che lo ha organizzato, perché ha avuto modo di farsi conoscere in un ambiente istituzionale importante e in target con il suo Portfolio clienti.

In eventi di questo tipo nulla è lasciato al caso o all’improvvisazione.

Consapevolezza

  • Tutto deve essere perfettamente gestito in modo preciso e meticoloso
  • Bisogna aggiornare tutti gli attori coinvolti nel processo, e farlo periodicamente
  • Bisogna essere preparati agli imprevisti e ai “fuori programma”
  • Bisogna essere pazienti e tolleranti verso gli errori di valutazione proprie ed altrui
  • Bisogna saper parlare ed esprimersi (a proposito, a me piace molto farlo 🙂 )
  • Problem solver si diventa, non si nasce! 🙂
  • Tutti i processi di management devono essere studiati e gestiti nei minimi dettagli...!
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