L’organizzazione di eventi richiede il coinvolgimento e la professionalità di diverse figure che, in base alle loro competenze e conoscenze, sono in grado di gestire i vari aspetti relativi all’Event Management. Data la molteplicità delle figure professionali coinvolte, spesso può sorgere confusione sui vari ruoli.
Chi si affaccia per la prima volta al mondo egli eventi, o chi è alle ricerca di una figura professionale che lo supporti nella costruzione del proprio evento, può trovarsi disorientato e non sapere di cosa, nello specifico, si occupano questi professionisti. Per questo oggi in questo articolo, cercherò di spiegarvi le differenze tra:
- Event Manager
- Event Planner
- Event Operations Manager
Tre figure lavorative caratterizzate da competenze diverse e trasversali, e che intervengono con la loro professionalità in specifiche aree.
Ci tengo tuttavia a sottolineare che, organizzare un evento, richiede il coinvolgimento di tante altre figure chiave (location manager, segreteria organizzativa, road manager, responsabile della comunicazione, responsabile logistica e sicurezza, solo per citarne alcuni!), professionisti indispensabili per garantire la buona riuscita di un evento.
Il lavoro di tutti questi attori è fondamentale per gestire correttamente le fasi di organizzazione, raggiungere gli obiettivi prefissati, e ovviamente, venire incontro alle esigenze e alle richieste del cliente (un soggetto privato, un’azienda, un’associazione, un ente istituzionale, un’organizzazione no-profit etc.).
Event Planner: chi è e cosa fa
Come dice la parola stessa “planner”, la figura dell’event planner non può che essere quella che si occupa di pianificare e coordinare tutti gli aspetti dell’evento. Ogni evento grande o piccolo che sia, necessita di un piano iniziale. L’event planner ascolta le esigenze del cliente, ne discute insieme le idee, analizza le richieste dei committenti e concorda con loro obiettivi, target, tempi e budget per l’evento.
La scelta del tema, le date, gli orari, la location, la negoziazione di contratti con terze figure, le scelte di un eventuale servizio di catering, il coinvolgimento di hostess, la scelta dell’immagine coordinata, gli inviti, la ripartizione del budget, sono solo alcuni degli aspetti di cui si occupa l’event planner.
Procede quindi con l’ideazione del concept dell’evento, per far sì che questo risulti coinvolgente e interessante per i partecipanti. Si occupa, inoltre, di definire gli aspetti tecnici inerenti la fase di allestimento e di alcuni aspetti riguardanti la logistica.
Con queste informazioni pianifica l’evento dal momento in cui ha inizio alla sua fine, ma non solo. A volte è necessario che vengano pianificate anche operazioni di follow-up.
Un event planner lavora a stretto contatto con il cliente. In questo modo la progettazione non può che riflettere gli obiettivi prefissati e la vision dell’evento stesso: questa figura dunque pianifica, gestisce e coordina ogni aspetto della fase iniziale dell’evento, curandone ogni dettaglio.
Event manager: di cosa si occupa?
E’ il professionista che si occupa della gestione vera e propria dell’evento: ovvero gestisce il progetto che è stato creato da altri, coordinando il team di persone e tutte le diverse componenti necessarie a creare l’evento stesso.
Un event manager può coordinare i fornitori esterni, occuparsi della gestione e delle prenotazioni, registrare i partecipanti all’evento. Si occupa della gestione dei piani di emergenza, della gestione delle norme di salute e sicurezza e di monitoraggio dell’evento.
Questo professionista ha grande capacità di problem solving sa affrontare, gestire e risolvere efficacemente e velocemente problemi e imprevisti che, si sa, sono sempre dietro l’angolo! Una competenza necessaria per lavorare in questo settore, caratteristica di tutte le figure coinvolte nell’event management.
E quando parliamo di Event Operations Manager?
Infine, quando si parla di Event Operations Manager ci si rivolge al professionista che si occupa di seguire la gestione delle operazioni degli eventi, proprio come ci suggerisce la parola stessa. Come chiarisce molto bene la definizione che ne dà Jobbydoo:
L’obiettivo principale del lavoro dell’Operations Manager è quello di migliorare i processi interni dell’organizzazione, con lo scopo di renderli più efficaci e funzionali al raggiungimento degli obiettivi di business, per rendere più efficiente e redditizia la catena del valore, fino al cliente finale.
Nello specifico nel campo degli eventi, possiamo dire che questa figura gestisce e coordina quanto pianificato in precedenza per la realizzazione dell’evento stesso: è l’anello di congiunzione tra tutte le varie figure professionali coinvolte, dallo staff tecnico, allo staff artistico ed organizzativo. Si assicura che non vi siano problemi nell’organizzazione, prima e durante la fase di realizzazione vera e propria.
Analizza il flusso di lavoro, ottimizza le operazioni ed è attento a far rispettare il budget e le scadenze. Accerta, inoltre, che ogni parte del team sia organizzata nel miglior modo possibile, che la comunicazione fra le varie parti coinvolte sia coordinata correttamente, in modo da scongiurare problemi durante le fasi di svolgimento dell’evento.
L’Event Operations Manager, qualora percepisce l’insorgere di lacune o problemi, propone tempestivamente delle soluzioni e piani alternativi. Tutto è volto ad implementare il miglioramento dei processi: il lavoro che svolge ha l’obiettivo di favorire senza ostacoli la buona riuscita dell’evento, per garantire la soddisfazione del cliente finale e dei partecipanti.
La qualità e il successo complessivo di un evento, dipendono moltissimo dal singolo lavoro che viene svolto da ogni professionista.
E’ importante sottolineare come queste tre figure, nonostante siano caratterizzate da sostanziali differenze, molto spesso lavorano in sinergia – soprattutto in realtà strutturate e nella realizzazione dei grandi eventi – ed ognuna rappresenta il completamento dell’altra, anche se a volte il confine può essere molto sottile.
Organizzare un evento è sicuramente un grande lavoro di squadra, e la buona riuscita dipende moltissimo da come queste questi professionisti riescono, non solo a raggiungere gli obiettivi specifici prefissati in partenza, ma soprattutto a comunicare efficacemente tra loro.
