Gli eventi virtuali hanno caratterizzato il 2020 rivelandosi – in questo anno di emergenza pandemica – un’arma potentissima che tutti noi abbiamo a disposizione se vogliamo organizzare un evento. Non a caso stiamo assistendo alla nascita di tantissime piattaforme online che aiutano a creare, trasmettere e gestire in modo semplice gli eventi virtuali.
Dai concerti ai congressi, dalle fiere alle conferenze tutta la filiera dell’organizzazione di eventi inevitabilmente, quando possibile, si è spostata online.
Gli eventi virtuali si possono organizzare e svolgere ovunque ci troviamo e proprio per questa loro caratteristica sono diventati un vero e proprio trend in quest’anno di restrizioni e lockdown generalizzati.
Ma non solo.
Un evento virtuale è l’ideale per tutte quelle aziende che hanno vari sedi sparse nel mondo e vogliono riunire i propri collaboratori in un unico momento. Può trattarsi di corsi di formazione o di aggiornamento o di comunicazioni importanti: per partecipare basta un click!
Lascia che ti spieghi meglio come gli eventi virtuali si svolgono e scopri se potrebbero fare al caso tuo!
Cosa sono gli eventi online o eventi virtuali
Sono degli eventi che si svolgono sul web a cui puoi partecipare tramite un’app o una piattaforma. Possono riguardare la sfera professionale (meeting, congressi, fiere, videoconferenze) formativa (webinar, formazione online, virtual team building…) o di intrattenimento (concerti, incontri, rassegne culturali, meet & greet virtuali).
Hanno come scopo quello di riunire persone aventi interessi in comune che hanno voglia di conoscere ed imparare nuove cose, ma anche divertirsi insieme ed entrare a far parte di una community. Non esistono limiti culturali, linguistici o di confini geografici per prendere parte ad un evento virtuale, del resto questo è il bello della rete!
Sul web si possono trovare i più svariati eventi virtuali: webinar, talk, live streaming, video corsi, dirette e video conferenze. Ad esempio la piattaforma ComeHome è molto interessante perché propone eventi virtuali interattivi dove tutti i partecipanti possono interagire veramente tra di loro, parlarsi, conoscersi e divertirsi. In questo caso non si tratta di una partecipazione passiva, ma attiva e molto coinvolgente. Agli eventi su questa piattaforma si accede tramite videochiamata.
Come non citare Zoom e Google Meet tra i software più utilizzati per organizzare conferenze online di cui – soprattutto in questo periodo – siamo diventati tutti un pò esperti!
Partecipare a un evento online
Come diceva William Butler Yeats “non esistono estranei, ma solo amici che non hai mai incontrato”. Tutti noi abbiamo bisogno di socializzare (quest’anno più che mai!) e interagire, anche se non in forma fisica, almeno in quella digitale.
È importante ricordare che si tratta di eventi virtuali, ma le esperienze vissute sono reali, e si possono fare amicizie vere anche con un mezzo virtuale. Per partecipare agli eventi online basta solo una connessione ad internet e pochi click: tramite i filtri cerchi in base ai tuoi interessi, scegli l’evento che più ti piace e all’orario di inizio clicchi sul link per accedere alla room virtuale ed entri in videochiamata. Non serve essere dei maghi della tecnologia, è davvero molto semplice ed immediato partecipare.
Come organizzare un evento virtuale
La prima cosa da fare per poter organizzare un evento virtuale è avere le idee chiare e porti delle prime domande che ovviamente possono cambiare in base alla tipologia di evento che andiamo a svolgere.
La prima cosa capire a chi rivolgersi e dunque domandarsi:
- a chi si rivolge il mio evento?
- cosa voglio trasmettere?
- con il mio evento cosa voglio promuovere?
- vengono trattate tematiche interessanti e capaci di coinvolgere attivamente i partecipanti?
La fase successiva è la realizzazione dell’evento. Devi creare il format, definire un numero massimo di partecipanti e scegliere data, orario e durata dell’evento online. A questo punto ti serve un titolo accattivante, un’immagine di copertina che cattura l’attenzione e una descrizione dell’evento breve ma accurata (e spontanea!). Devi inoltre decidere la lingua o le lingue del tuo evento virtuale. Ricordati che possono potenzialmente partecipare persone da ogni angolo del mondo! Devi quindi avere ben chiaro il target a cui vuoi rivolgerti, cerca di non creare confusione tra i partecipanti, perché anche se online, l’evento virtuale deve risultare sempre professionale e strutturato e seguire una “scaletta” che avrai precedentemente strutturato.
Come promuovere un evento online
Una fase essenziale è la promozione dell’evento virtuale che avviene solitamente tramite i principali social network Facebook, Instagram, Twitter, l’importante è capire in quali di questi social il tuo potenziale pubblico è presente.
Non sottovalutare mai l’importanza del messaggio giusto al target giusto. Se ad esempio vuoi organizzare un evento business Linkedin è la piattaforma perfetta per promuovere eventi nel B2B.
Anche le app di messaggistica sono molto importanti: inviando il link dell’evento tramite app come Whatsapp, Telegram e Messanger, puoi far conoscere il tuo evento a quante più persone possibili e potenzialmente interessate.
Hai a disposizione una newsletter? Utilizzala! Fai sapere a tutti i clienti o potenziali clienti che stai organizzando il tuo evento virtuale e chiedi conferma della loro partecipazione!
Attenzione! Questi sono solo alcuni consigli, come negli eventi “dal vivo” nulla deve essere lasciato al caso! Se vuoi organizzare e promuovere un evento virtuale in modo professionale ricordati di rivolgerti ad uno specialista del settore che sappia guidarti ed indirizzarti durante tutte le fasi di realizzazione dell’evento.
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