Tra fisico e virtuale: cos’è e come si organizza un evento phygital

Sappiamo bene di come la pandemia e il lockdown stanno mettendo a dura prova tutto il settore degli eventi, cambiandone radicalmente la programmazione, l’organizzazione e soprattutto la loro partecipazione.

Per i piccoli eventi la distanza interpersonale e l’uso della mascherina, hanno permesso in alcuni casi che questi si svolgessero, ma esiste tutto un settore che per sopravvivere si è dovuto necessariamente spostare online. 

Abbiamo dunque assistito alla nascita e al moltiplicarsi di eventi sempre più digitali e virtuali


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Il 2021 che tanto aspettavamo è finalmente arrivato, ma ancora non è nota una possibile data di ripresa di questo settore e prevedere con precisone cosa succederà nei prossimi mesi è, ad oggi, un’impresa impossibile. Un dato però sembra essere certo:

Il futuro degli eventi è ibrido.

Infatti secondo quanto riportato da Social Media Today, gli eventi phygital saranno uno tra i 10 trend di marketing che caratterizzeranno il 2021.

Gli eventi diventeranno sempre più ibridi per offrire all’utente un’esperienza sia online che di persona. La sfida per chi si occupa di organizzare eventi, sarà proprio quella di riuscire a conciliare con successo queste due tipologie di esperienze.

Dunque nel caso di grandi eventi – molti dei quali sono stati spostati proprio nel 2021- come si può garantire la sicurezza di tutti i partecipanti? La soluzione che ci viene in soccorso sono proprio gli eventi phygital. 

Scopriamo insieme di cosa si tratta.

Perché realizzare un evento Phygital?

La parola phygital nasce dall’unione di due termini: physical (ovvero fisico, in presenza) e digital (digitale). Gli eventi phygital sono eventi ibridi, durante i quali una parte dei partecipanti è online da remoto e un’altra parte è fisicamente presente.

I vantaggi di questa tipologia di eventi sono numerosi: consentono di organizzare eventi di grossa portata, con tanti partecipanti, ma nel pieno rispetto delle norme di sicurezza anti Covid-19. 

Organizzare un evento esclusivamente online, servendosi di piattaforme come Zoom o Skype, non sempre è fattibile. Da una parte perché non sempre sono disponibili le attrezzature adatte, dall’altro perché non è sempre semplice gestire tutto a distanza e da remoto. Ecco perché spesso la soluzione perfetta è proprio un evento ibrido, metà online e metà fisico. 

Come organizzare un evento phygital

Sono tantissimi gli eventi phygital che si stanno organizzando sul territorio italiano. Ma come funzionano?

Prendiamo per esempio un corso di aggiornamento o di formazione con la presenza di un esperto. Quest’ultimo sarà fisicamente presente in aula, insieme a un gruppo di partecipanti ridotto e distanziato tra loro, oltre ovviamente allo staff che si occuperà delle riprese e di tutta la parte tecnica.

Il resto dei partecipanti sarà collegato da remoto e assisterà in diretta streaming, e quindi in totale sicurezza, con la possibilità anche di interagire in diretta e in tempo reale con l’esperto, ponendo domande e dubbi tramite chat e video (a tal proposito è necessaria la presenza di un moderatore per evitare confusione!). 

Gli eventi ibridi sono un potentissimo strumento di comunicazione, e possono riguardare tutti i settori della filiera degli eventi: dai congressi, alla moda (sì, anche le sfilate sono diventate phygital!) all’ambito culturale. Insomma tutti i settori duramente colpiti da questa situazione possono assolutamente trarne beneficio.

Ad esempio a Roma, lo scorso Ottobre, si è svolta la sesta edizione tutta in formato “ibrido” del MIA – Mercato Internazionale Audiovisivo – l’evento che unisce “tutti i segmenti dell’industria televisiva”, registrando all’incirca 8mila presenze. Niente male, no?

Esempi di location per eventi phygital

Veniamo ora al dunque. Qual è la location ideale per organizzare un evento phygital?

Come sempre il mio consiglio è quello di rivolgersi a dei professionisti del settore, perché organizzare questa tipologia di evento richiede l’uso di piattaforme interattive ed una tecnologia ad hoc che non può essere improvvisata!

Ma non solo. 

Bisogna delineare strategicamente il format dell’evento e la sua struttura organizzativa. La buona riuscita dell’evento sta proprio nella capacità, da parte di chi lo organizza, di non lasciare nulla al caso e garantire al cliente e al pubblico, un risultato sempre professionale e impeccabile.

Una possibile location per organizzare un evento ibrido è ad esempio Villa Cà de Bossi nel cuore della Brianza, a pochi km da Milano e Monza. Questo luogo si presta bene ad ospitare i partecipanti nel pieno rispetto della distanza di sicurezza interpersonale, viste le grandi dimensioni e gli accessi separati. Questa location offre il servizio “chiavi in mano” che consente di partecipare ad un evento in streaming disponibile sulla piattaforma che si preferisce (FB, YouTube, Zoom o Skype).

Anche a Milano, ad esempio, il laboratorio creativo Kaos Lab organizza eventi ibridi con 50 persone in presenza, 6 sul palco e il restante dei partecipanti da remoto e in diretta streaming.

E se parliamo di eventi culturali

Non sappiamo per quanto tempo i luoghi della cultura resteranno ancora chiusi, quindi bisogna adattarsi al momento storico che stiamo vivendo con nuovi strumenti e tendenze che ci accompagneranno inevitabilmente anche quest’anno.

Ad esempio a Roma, Milano e Cagliari è nato un interessantissimo servizio il Virtual Theatre, il primo teatro virtuale che permette di tenere eventi e presentazioni in location suggestive con la partecipazione di vere e proprie “platee virtuali”. Un’idea interessante per organizzare, ad esempio, uno spettacolo teatrale. 

Anche la catena alberghiera Hilton, leader negli eventi aziendali e nei meeting, sta seguendo questo trend grazie al nuovo servizio Hilton EventReady Hybrid Solutions che indirizza gli organizzatori di eventi verso gli hotel Hilton predisposti alla modalità ibrida che saranno in grado di ospitare da due a sei relatori in loco e fino a 50 partecipanti di persona.

In conclusione gli eventi phygital rappresentano sicuramente un nuovo modo di fare eventi, che ci accompagnerà necessariamente nel prossimo futuro dove la tecnologia giocherà, anche in questo settore, un ruolo di primo piano.

Per chi come me organizza eventi, non può sottrarsi a questo cambiamento che il settore sta vivendo, ma cogliere questa opportunità che inevitabilmente richiede un cambiamento e una rivisitazione di tutte le fasi strategiche e operative alla base dell’organizzazione di qualunque tipologia di evento.

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