Eventi virtuali tutto quello che devi sapere

Gli eventi virtuali hanno caratterizzato il 2020 rivelandosi – in questo anno di emergenza pandemica – un’arma potentissima che tutti noi abbiamo a disposizione se vogliamo organizzare un evento. Non a caso stiamo assistendo alla nascita di tantissime piattaforme online che aiutano a creare, trasmettere e gestire in modo semplice gli eventi virtuali.

Dai concerti ai congressi, dalle fiere alle conferenze tutta la filiera dell’organizzazione di eventi inevitabilmente, quando possibile, si è spostata online.

Gli eventi virtuali si possono organizzare e svolgere ovunque ci troviamo e proprio per questa loro caratteristica sono diventati un vero e proprio trend in quest’anno di restrizioni e lockdown generalizzati.

Ma non solo. 

Un evento virtuale è l’ideale per tutte quelle aziende che hanno vari sedi sparse nel mondo e vogliono riunire i propri collaboratori in un unico momento. Può trattarsi di corsi di formazione o di aggiornamento o di  comunicazioni importanti: per partecipare basta un click!

Lascia che ti spieghi meglio come gli eventi virtuali si svolgono e scopri se potrebbero fare al caso tuo!

Cosa sono gli eventi online o eventi virtuali

Sono degli eventi che si svolgono sul web a cui puoi partecipare tramite un’app o una piattaforma. Possono riguardare la sfera professionale (meeting, congressi, fiere, videoconferenze) formativa (webinar, formazione online, virtual team building…) o di intrattenimento (concerti, incontri, rassegne culturali, meet & greet virtuali).                  

Hanno come scopo quello di riunire persone aventi interessi in comune che hanno voglia di conoscere ed imparare nuove cose, ma anche divertirsi insieme ed entrare a far parte di una community. Non esistono limiti culturali, linguistici o di confini geografici per prendere parte ad un evento virtuale, del resto questo è il bello della rete!

Sul web si possono trovare i più svariati eventi virtuali: webinar, talk, live streaming, video corsi, dirette e video conferenze. Ad esempio la piattaforma ComeHome è molto interessante perché propone eventi virtuali interattivi dove tutti i partecipanti possono interagire veramente tra di loro, parlarsi, conoscersi e divertirsi. In questo caso non si tratta di una partecipazione passiva, ma attiva e molto coinvolgente. Agli eventi su questa piattaforma si accede tramite videochiamata.

Come non citare Zoom e Google Meet  tra i software più utilizzati per organizzare conferenze online di cui – soprattutto in questo periodo – siamo diventati tutti un pò esperti!

Partecipare a un evento online

Come diceva William Butler Yeats “non esistono estranei, ma solo amici che non hai mai incontrato”. Tutti noi abbiamo bisogno di socializzare (quest’anno più che mai!) e interagire, anche se non in forma fisica, almeno in quella digitale.  

È importante ricordare che si tratta di eventi virtuali, ma le esperienze vissute sono reali, e si possono fare amicizie vere anche con un mezzo virtuale. Per partecipare agli eventi online basta solo una connessione ad internet pochi click: tramite i filtri cerchi in base ai tuoi interessi, scegli l’evento che più ti piace e all’orario di inizio clicchi sul link per accedere alla room virtuale ed entri in videochiamata. Non serve essere dei maghi della tecnologia, è davvero molto semplice ed immediato partecipare. 

Come organizzare un evento virtuale

La prima cosa da fare per poter organizzare un evento virtuale è avere le idee chiare e porti delle prime domande che ovviamente possono cambiare in base alla tipologia di evento che andiamo a svolgere.

La prima cosa capire a chi rivolgersi e dunque domandarsi:

  • a chi si rivolge il mio evento?
  • cosa voglio trasmettere?
  • con il mio evento cosa voglio promuovere?
  • vengono trattate tematiche interessanti e capaci di coinvolgere attivamente i partecipanti? 

La fase successiva è la realizzazione dell’evento. Devi creare il format, definire un numero massimo di partecipanti e scegliere data, orario e durata dell’evento online. A questo punto ti serve un titolo accattivante, un’immagine di copertina che cattura l’attenzione e una descrizione dell’evento breve ma accurata (e spontanea!). Devi inoltre decidere la lingua o le lingue del tuo evento virtuale. Ricordati che possono potenzialmente partecipare persone da ogni angolo del mondo! Devi quindi avere ben chiaro il target a cui vuoi rivolgerti, cerca di non creare confusione tra i partecipanti, perché anche se online, l’evento virtuale deve risultare sempre professionale e strutturato e seguire una “scaletta” che avrai precedentemente strutturato. 

Come promuovere un evento online

Una fase essenziale è la promozione dell’evento virtuale che avviene solitamente tramite i principali social network Facebook, Instagram, Twitter, l’importante è capire in quali di questi social il tuo potenziale pubblico è presente.

Non sottovalutare mai l’importanza del messaggio giusto al target giusto. Se ad esempio vuoi organizzare un evento business Linkedin è la piattaforma perfetta per promuovere eventi nel B2B.  

Anche le app di messaggistica sono molto importanti: inviando il link dell’evento tramite app come Whatsapp, Telegram e Messanger, puoi far conoscere il tuo evento a quante più persone possibili e potenzialmente interessate. 

Hai a disposizione una newsletter? Utilizzala! Fai sapere a tutti i clienti o potenziali clienti che stai organizzando il tuo evento virtuale e chiedi conferma della loro partecipazione!

Attenzione! Questi sono solo alcuni consigli, come negli eventi “dal vivo” nulla deve essere lasciato al caso! Se vuoi organizzare e promuovere un evento virtuale in modo professionale ricordati di rivolgerti ad uno specialista del settore che sappia guidarti ed indirizzarti durante tutte le fasi di realizzazione dell’evento.

Hai bisogno di un consiglio? Contattami qui!

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