Come organizzare un evento culturale in 10 punti

Lo sappiamo benissimo, questo è un momento critico per molti settori e l’organizzazione degli eventi – di qualsiasi natura – rientra senz’altro tra questi.

Di sicuro non abbiamo intenzione di fermarci: per questo motivo ho pensato di scrivere quali sono i 10 punti più importanti per organizzare correttamente un evento, per la mia esperienza in ambito culturale, considerando la situazione attuale ed i suoi incerti sviluppi futuri.

Come sappiamo esistono diverse tipologie di eventi realizzabili – aziendali, di intrattenimento, tematici, sportivi, religiosi, politici e via discorrendo – ognuno con una specifica caratteristica, programmazione, periodo, obiettivo, target e location.

Un evento culturale per definizione è un avvenimento di carattere temporaneo, un’occasione di aggregazione fra persone che si trovano a condividere emozioni ed esperienze. 

So perfettamente che in questo momento tutto questo sembra appartenere ad un’epoca passata, ma quanto ci manca partecipare ed organizzare eventi?

A me molto ed è per questo che oggi mi ritrovo qui a scrivere questo articolo, perché voglio guardare al futuro con positività e con la voglia di tornare più preparata di prima nell’affrontare nuove sfide.

L’evento è capace di mettere in contatto e in relazione persone in modo diverso, coinvolgendo pubblici e iniziative diversificate. Un evento culturale si sviluppa soprattutto all’interno della comunità per la comunità, e rappresenta un’importante strategia di comunicazione e di promozione culturale della società. 

Un evento culturale può riguardare uno dei seguenti ambiti:

  • musica 
  • teatro
  • cinema
  • arte
  • scienza
  • ambiente
  • storia
  • letteratura

Ma quali sono i punti da tenere in considerazione quando si organizza un evento culturale? Scopriamolo insieme!

10 punti per organizzare un evento artistico

L’organizzazione di un evento artistico non è affatto semplice e rientra in quello che viene definito project management e richiede molto lavoro e attenzione. Per organizzarlo si possono tenere in considerazione 10 punti che permetteranno di gestirlo al meglio!

Ecco quali sono:.

  1. Ideazione: come in ogni strategia di comunicazione che si rispetti, la prima fase fondamentale è quella relativa alla definizione degli obiettivi. Per quale scopo viene organizzato l’evento? Quale progetto artistico vogliamo promuovere? Questa valutazione deve esser fatta in base anche ai benefici che ne trarranno i clienti e i partecipanti all’evento.  In questa fase rientrano alcune decisioni che risulteranno essenziali per il successo dell’evento. E’ in questa fase che l’idea-progetto prende forma e si delinea quello che viene chiamato primo scenario, uno schema volto a restringere il campo sul quale focalizzare l’idea. Lo scenario si configura come quell’attività che permette di analizzare l’ambiente circostante, di confrontarsi con il committente (privato o pubblico) e con eventuali stakeholder.  In questa fase dovrà essere chiaro il contesto, lo scenario di riferimento nel quale l’evento verrà realizzato e il palinsesto delle attività che si intende realizzare. L’originalità, la qualità e la sicurezza a mio avviso devono essere sempre al primo posto! Il tuo evento deve essere unico e deve rispecchiare tutta la tua professionalità.
  2. Budget: è necessario fare un’analisi accurata dei costi e dei ricavi, valutando anche la presenza o meno di uno sponsor o di un patrocinio.Sarà compito dell’Event Operations Manager valutare la presenza di ospiti a pagamento e i costi di promozione dell’evento. Bisogna fare una stima dei costi ben ragionata anche per venire incontro alle esigenze del cliente. Il budget riguarderà diverse voci di spesa (risorse da impiegare, service, location, attrezzature, catering etc…). Il budget molto spesso definirà anche la riuscita o meno dell’evento stesso, più è alto il budget maggiori saranno le opportunità organizzative.
  3. Business plan per un evento: dopo aver stabilito il format dell’evento e il budget a disposizione, è necessario organizzare un business plan da seguire rigorosamente voce per voce al fine di garantire la buona riuscita dell’evento. Il business plan permette anche di non dimenticare niente e di non sforare il budget a disposizione.
  4. Event Manager: organizzare un evento artistico non è affatto semplice. Bisogna considerare anche aspetti burocratici (permessi, autorizzazioni e imprevisti!). Molto meglio affidarsi a un professionista del settore, un Event Manager. Il professionista del settore sa valutare nel dettaglio ogni aspetto e seguirvi nell’organizzazione un evento culturale.
  5. Permessi, autorizzazioni e licenze: l’evento si terrà al chiuso o all’aperto? In base alla risposta ci saranno diverse azioni da compiere. Se l’evento si terrà in uno spazio aperto serviranno un numero maggiore di licenze: la licenza di occupazione del suolo pubblico, i permessi SIAE (per la musica), i permessi di utilizzo di strumentazioni acustiche, la richiesta di patrocinio. Nel caso l’evento artistico si tenga in un luogo chiuso non servono particolari permessi eccetto quelli SIAE, ma si dovranno prendere accordi con i proprietari della location scelta. 
  6. Attivazione: dopo aver stabilito gli obiettivi, bisogna assicurarsi che l’evento artistico sia fattibile, che ci siano le risorse economiche ed umane necessaria,  i permessi e la scelta della location giusta che varierà in base alla scelta del tipo di evento e ovviamente al budget che si ha a disposizione. 
  7. Pianificazione: sicuramente è la fase più complessa ed impegnativa. Vengono definite le attività che saranno svolte, le tempistiche, le risorse necessarie. Il consiglio è di organizzare un calendario dove segnare le scadenze e controllare sempre in doppio con il  business plan (che diventerà il vostro migliore amico:) )
  8. Attuazione: ci siamo! le luci si spengono ed inizia lo spettacolo. Siamo nella fase emotivamente più impegnativa, ora si entra quasi nel vivo dell’evento. Tutto prende vita giorno dopo giorno sulla base delle decisioni prese nelle fasi precedenti. La tensione sale e non si vede l’ora di andare in scena. 
  9. Promozione dell’evento: la fase più importante è quella della promozione. Non basta creare un evento unico, speciale e sensazionale, è necessario anche farlo conoscerlo. Ciò dipende da due fattori: tempo e budget. La promozione può avvenire sia online (sponsorizzazione sui canali Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, Telegram, email marketing, sito dell’evento, pagine social dell’evento) che offline (cartelloni pubblicitari, volantini, acquisto di inserzione su giornali locali e passaparola). Sia nel caso di promozione online che offline è importante farla diverse settimane prima dell’evento culturale stesso per essere quasi sicuri- o quasi- della partecipazione di un buon numero di persone che della riuscita conseguente dello stesso.
  10. Valutazione: la fase finale è quella dove si valuta l’evento in base ai risultati raggiunti, alle aspettative iniziali e considerando anche l’esperienza dei soggetti partner, non solo dei soggetti promotori. Consigliato è anche il questionario di gradimento da sottoporre agli ospiti. Risulta essenziale per capire gli aspetti da correggere per l’organizzazione di eventi futuri, ma anche per avere un feedback immediato sull’evento. Questo punto dell’organizzazione dell’evento è il più cruciale in quanto, purtroppo, non sempre le aspettative vengono soddisfatte a causa di diversi fattori. 

Come avete potuto capire in queste poche righe è difficile descrivere la macchina organizzativa che sta dietro ad un evento – di qualsiasi natura – grande o piccolo che sia. 

Sen ben fatto, l’organizzazione di eventi è un lavoro che richiede la partecipazione di diverse figure professionali, e per me rappresenta anche un lavoro di squadra senza il quale il risultato finale non sarebbe lo stesso.

Durante la mia esperienza di Event Operations Manager ho avuto a che fare con diverse tipologie di organizzazione di eventi, sia in ambito culturale e musicale che in ambito istituzionale.

Ognuna di esse mi ha messo davanti ad esperienze e sfide diverse, ma è anche il bello di questo lavoro, di certo non ci si annoia mai!

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